Le module Achats regroupe tout ce qui concerne vos fournisseurs : leurs fiches, les devis et factures qu'ils vous adressent, et le suivi de vos cotisations auprès des organismes sociaux.
À quoi sert ce module
Il s'adresse à toute personne qui réceptionne ou enregistre des dépenses d'achat : dirigeant, comptable ou collaborateur en charge des fournisseurs. Nivano le décrit ainsi : « Tous les outils dont vous avez besoin pour gérer vos contrats et factures fournisseurs. »
Les notions clés
- Fournisseur : une fiche contact, comme un client, avec ses coordonnées et son SIRET.
- Devis fournisseur et Facture fournisseur : contrairement aux devis et factures que vous émettez, ils ne comportent pas de lignes de produits détaillées, mais un Montant HT et un Montant TVA saisis globalement.
- Organisme social : une fiche dédiée au suivi de vos cotisations récurrentes (URSSAF, caisses de retraite...).
Les statuts d'un devis fournisseur
| Statut | Signification | Transition suivante |
|---|---|---|
| En attente | Devis reçu ou saisi, pas encore traité | Validé, Refusé ou Annulé |
| Validé | Devis accepté | Facturé (manuel) ou Annulé |
| Refusé | Devis non retenu | — |
| Facturé | Une facture a été associée à ce devis | — (sélecteur verrouillé, modifiable explicitement) |
| Annulé | Devis abandonné | — |
Contrairement aux devis que vous émettez à vos clients, aucune transition n'est automatique : c'est vous qui positionnez l'état, y compris Facturé.
Les statuts d'une facture fournisseur
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente | Facture reçue ou saisie, pas encore traitée |
| En cours | Facture en cours de traitement |
| Terminée | Traitement terminé |
| Payée | Facture réglée, état verrouillé une fois atteint |
| Validée | Facture validée |
| Annulée | Facture abandonnée |
Une fois une facture fournisseur passée à l'état Payée, ce champ se verrouille : il n'est plus possible de la faire revenir à un état antérieur depuis le sélecteur.
Les liens avec les autres modules
- Les organismes sociaux génèrent des écritures de trésorerie prévisionnelles selon leur périodicité, au même titre que les contrats d'achat récurrents.
- Depuis une fiche fournisseur, vous pouvez créer directement un contrat d'achat ou consulter ceux déjà liés.
Les réglages qui changent le comportement
Le module Achats s'active ou se désactive comme les autres modules métier (voir Activer ou désactiver des modules).
Les tutoriels de ce module
- Recevoir les factures de vos fournisseurs par voie électronique
- Référencer un fournisseur
- Créer un devis fournisseur
- Créer une facture fournisseur
- Suivre vos cotisations auprès d'un organisme social