À quoi sert le module Factures

Le module Factures centralise toutes les factures émises à vos clients : factures standard, d'acompte, de situation, d'annulation et d'avoir. Il gère leur numérotation, leur envoi, leur suivi de paiement et, si votre entreprise y est raccordée, leur transmission par voie électronique.

Notions clés

  • Une facture peut naître d'un devis, d'une commande, ou être créée directement.
  • Son numéro suit le même principe de numérotation verrouillée que les devis.
  • Son type (Standard, Acompte, Annulation, Avoir, Situation) détermine ce qu'elle représente et si elle peut être transmise électroniquement.
  • Le paiement d'une facture Nivano est une information binaire (payée ou non) assortie d'une date : il n'existe pas de paiement partiel ni de moyen de paiement enregistré.

Tableau des statuts

Statut Signification Ce qu'on peut faire Transition suivante
En attente Brouillon, encore modifiable Modifier, supprimer (si c'est la dernière facture créée) Passe à Envoyée dès l'envoi
Envoyée Transmise au client (par email ou par voie électronique) Forcer une modification, télétransmettre, créer un avoir Validée ou Payée
Validée Compte comme une facture émise et exigible, au même titre qu'une facture Envoyée (créances, échéances) ; c'est le statut initial d'une facture d'acompte générée automatiquement Créer un avoir, marquer comme payée Payée
Payée Le règlement a été constaté Modifier la date de paiement, créer un avoir Aucune (fin de cycle)
Annulée La facture a été annulée par une facture de type Annulation Consulter la facture d'annulation liée Aucune

Comme pour les devis, on ne revient pas à un statut antérieur. Dès que la facture quitte le statut En attente, l'écran d'édition grise le client, le responsable, le type de facture et l'association à une autre facture : seules la date de paiement et quelques champs annexes restent modifiables directement, le reste nécessitant Forcer une modification.

Les cinq types de facture

Type Usage
Standard Facture classique d'une vente
Acompte Facture partielle générée depuis un devis prévoyant un acompte
Situation Facture d'avancement sur un devis déjà partiellement facturé
Avoir Annule tout ou partie du montant d'une facture existante, par des lignes inversées
Annulation Annule entièrement une facture existante, qui passe alors au statut Annulée

Bon à savoir — Seules les factures de type Standard peuvent être transmises par voie électronique. Les avoirs, acomptes, situations et annulations en sont exclus.

Facturation électronique

Si votre entreprise est raccordée à la plateforme agréée SUPER PDP, chaque facture Standard affiche son éligibilité et peut être télétransmise. Si une condition n'est pas remplie (SIRET du client manquant, plusieurs taux de TVA sur la même facture, etc.), la transmission est refusée et la condition manquante est affichée.

Liens avec les autres modules

  • Devis et Commandes : une facture peut être liée à l'un ou l'autre, et marque automatiquement la commande d'origine comme facturée.
  • Catalogue : les lignes de facture viennent des articles et services, ou sont saisies librement.
  • Statistiques ventes : liste les devis et factures en attente de réponse ou de paiement, d'où l'on peut relancer un client.
  • Contrats : un contrat de prestation récurrente peut générer des factures via un assistant dédié.

Réglages qui changent le comportement

  • La numérotation et les informations légales doivent être complétées avant de créer une facture.
  • Le raccordement à la facturation électronique doit être actif pour pouvoir télétransmettre une facture.

Pour commencer

  • Créer et envoyer une facture
  • Enregistrer le paiement d'une facture
  • Générer un avoir sur une facture
  • Activer la facturation électronique