À quoi sert le module Devis

Le module Devis sert à chiffrer une prestation ou une vente avant qu'elle ne soit engagée. Vous y choisissez un client, ajoutez les produits ou services du catalogue, et envoyez le document pour accord. Une fois validé, le devis peut être transformé en commande ou directement en facture.

Il s'adresse à toute personne ayant accès au module Ventes : dirigeants, commerciaux, ou tout collaborateur habilité à chiffrer une prestation.

Notions clés

  • Un devis appartient à un seul client. Il reprend automatiquement ses coordonnées.
  • Les lignes de produits viennent du catalogue (articles ou services) ou sont saisies librement.
  • La numérotation est automatique et suit un modèle défini dans les réglages (par exemple Année-Numéro). Ce modèle est verrouillé dès que le premier devis a été créé, pour éviter les trous dans la séquence.
  • La validation peut se faire par un clic du client sur un lien, ou formellement, via une demande de signature électronique avec piste de preuve horodatée.

Tableau des statuts

Statut Signification Ce qu'on peut faire Transition suivante
En attente Le devis est un brouillon, encore modifiable Modifier, supprimer (si c'est le dernier devis créé), envoyer au client Passe à Envoyé dès l'envoi
Envoyé Le devis a été transmis au client, en attente de sa réponse Forcer une modification, demander une signature électronique ; le client peut valider ou refuser Validé ou Refusé
Validé Le devis est accepté, par le client (en ligne ou par signature électronique) ou directement par un collaborateur Créer une commande, facturer, dupliquer Aucune : le devis reste Validé, y compris une fois facturé
Refusé Le devis a été refusé Dupliquer pour proposer une nouvelle version Aucune (fin de cycle, sauf duplication)

Un devis ne revient pas à un statut antérieur : il faut le dupliquer pour recommencer. Un collaborateur peut aussi faire passer un devis directement à Validé, sans attendre l'envoi ni la réponse du client.

Une fois qu'une facture a été générée à partir d'un devis, l'icône Voir la Facture apparaît dans la liste des devis et ouvre la facture associée : le devis ne change pas de statut pour autant, il reste Validé.

Bon à savoir — Un devis « En attente » ne peut être supprimé que s'il s'agit du dernier devis créé. Cette règle protège la continuité de la numérotation.

Liens avec les autres modules

  • Catalogue : les lignes de produits d'un devis viennent des articles et services que vous y avez créés.
  • Commandes : un devis validé peut donner naissance à une commande, qui suit son propre cycle de production avant facturation.
  • Factures : un devis peut être facturé directement, ou donner lieu à une facture d'acompte s'il prévoit un acompte.
  • Portail client : si votre client dispose d'un accès, il retrouve ses devis et peut les valider, les refuser ou les télécharger depuis son espace.

Réglages qui changent le comportement

  • Les réglages légaux et de numérotation doivent être complétés avant de pouvoir créer un premier devis : sans eux, le bouton de création reste grisé.
  • Le modèle de numérotation (préfixe, format annuel ou mensuel) se règle dans l'écran de numérotation du panneau Réglages de ventes, avec les boutons Détecter ou Saisir manuellement. Il se verrouille dès la création effective de votre premier devis.

Pour commencer